Håndtering af persondata - Vikarer

Håndtering af data

‍
‍Dataansvarlig
‍Den dataansvarlige virksomhed for behandling af dine personoplysninger er:
‍
‍SoSu Vikaren
Vendersgade 1H, 1.tv.
7000 Fredericia
Tlf. 51410202
CVR-nr. 41673435
www.sosuvikaren.dk
Mail: kontakt@sosuvikaren.dk

Fælles dataansvarlig

Michella Meyer
Nellikevej 12
7000 Fredericia
Tlf. 51410202
kontakt@sosuvikaren.dk

Den dataansvarlige repræsentant
Virksomhedens databeskyttelsesrådgiver
Joe Domino

Formål
Er du ansat hos SoSu Vikaren ApS, behandler vi dine personoplysninger
Dette gør vi for at sikre at følsomme data ikke kommer uvedkommende til kundskab.
SoSu Vikaren ApS er ansvarlige for at sikre, at alle krav i persondatareglerne for beskyttelse af persondata, herunder følsomme data er overholdte.
Vi samarbejder herunder, med den primære it-leverandør, for at sikre at det tekniske sikkerhedsniveau ligger på det højst mulige plan.

Vikarer
Som ansat hos os, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er f.eks. navn, personnummer, samt andre kontaktoplysninger. Som arbejdsgiver er SoSu Vikaren ApS, ansvarlige for behandlingen af dine oplysninger.

Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg ved den måde, vi behandler personoplysninger. Vi bestræber os derfor altid for at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi får primært dine oplysninger fra dig selv. Du afleverer f.eks. oplysninger til os, når du søger en stilling, eller når du starter i et job hos os. Herudover dannes der nye oplysninger, mens du er ansat f.eks. i forbindelse med vagtplanlægning, lønudbetaling og dokumentation i øvrigt. Hertil kommer, at vi også kan modtage oplysninger omhandlende dig fra myndigheder.

Vi behandler almindelige oplysninger som navn, kontaktoplysninger, medarbejder-nr., vagtplansoplysninger, lønoplysninger, sygefravær o.l. Derudover behandler vi personnummer til identifikation til at indhente børne- og straffeattest og/eller til udbetaling af løn.

Lovligt grundlag
For at kunne behandle personoplysninger om dig skal vi have et lovligt grundlag. Det kan være følgende men ikke begrænset til:

‍Aftale; vi behandler personoplysninger som følge af den ansættelsesaftale, vi har indgået med dig

Lovkrav; vi behandler dine personoplysninger på baggrund af lovkrav f.eks. i forhold til sociale myndigheder men også i forhold til bogføringslov (f.eks. i forbindelse med løn)

Almen interesse; vi behandler dine personoplysninger for, at vi kan udføre den opgave, vi er pålagt og som defineret i lovgivningen.

Interesseafvejning; vi behandler dine personoplysninger for i øvrigt at kunne opfylde vores forpligtelser.

Lovligt grundlag for behandling af personfølsomme oplysninger:
Vi behandler også oplysninger, som kan betragtes som personfølsomme oplysninger, herunder oplysninger om dit helbred i forbindelse med sygemeldinger og dit eventuelle medlemskab af en fagforening (jf. overenskomstaftale). Disse oplysninger behandles af os med udgangspunkt i følgende:

Leve op til indgåede overenskomstaftaler; det er nødvendigt at behandle personfølsomme oplysninger i henhold til de overenskomster vi har indgået.

Social og sundhedslovgivningen foreskriver at behandlingen af dine personfølsomme oplysninger er nødvendige for, at vi kan løfte vores opgave, som vi er givet inden for dette område

Øvrige retslige krav; behandlingen af dine personfølsomme data er nødvendige for at leve op til lovgivningen om persondatalov.

Administration
Allerede inden vi indgår en ansættelsesaftale med dig, gennemfører vi en række tiltag for at kunne tilbyde dig jobbet og give dig en god service og oplevelse i den forbindelse. Ligeledes udfører vi en række administrative opgaver under din ansættelse, samt efter ansættelsens ophør. Disse opgaver er nødvendige for at kunne leve op til den ansættelsesaftale, der er mellem dig og os samt at leve op til gældende lovgivning.

I forhold til at vurdere, følge op og udvikle vores virksomhed gennemfører vi behandling af personoplysninger med udgangspunkt i en afvejning af interesse.

Modtagere af oplysninger
Dine oplysninger deles med relevante myndigheder, og med eksterne IT-systemleverandører. F.eks.:

- Myndighed (f.eks. hvis du er involveret i kontakten med myndigheden)
- Leverandør af IT-systemer og IT-tjenester, herunder eks. bogføringssystem eller journalsystem (afhængig af din stilling, men kan f.eks. handle om brugeroplysninger)

Persondata udenfor EU
Vi og vores primære systemleverandør, har ingen persondata liggende uden for EU.

Sletning
Vi er i SoSu Vikaren Aps forpligtede til, at opbevare dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning, samt overenskomstaftaler på arbejdsmarkedet. Det er det et krav, at vi lever op til bogføringsloven og derfor opbevarer data, herunder også nødvendige persondata, i 5 år. Der kan være andre lovkrav som medfører, at vi opbevarer dine personoplysninger i længere tid.

I de tilfælde, hvor det ikke er lovmæssigt reguleret eller i henhold til overenskomstaftale ligger fast, hvordan og hvor længe personoplysninger opbevares, er udgangspunktet at dine personoplysninger ikke skal lagres længere end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det mål, som var forudsætningen for opbevaringen af oplysningerne. I praksis betyder dette, at oplysninger gemmes så længe, du er ansat og i et tidsrum derefter. I visse tilfælde kan vi slette dine oplysninger under din ansættelse, hvis oplysningerne ikke længere tjener et formål.

Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine persondata på.

Vi arbejder i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer, for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.

Personoplysninger der fremgår af fysiske dokumenter opbevares i aflåste lokaler med begrænset adgang. Dvs. at det kun er medarbejdere, som skal bruge oplysningerne til deres konkrete formål kan tilgå oplysningerne.

Dine rettigheder
Du har ifølge den europæiske forordning om datasikkerhed (GDPR) en række rettigheder.

‍Adgang: Du har ret til, at få information om hvilke personoplysninger, vi har registreret om dig. For at sikre at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig. Hvis du ønsker at få udleveret dine personoplysninger skal du skrive til kontakt@sosuvikaren.dk

‍Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afleveret til os med henblik på, at du kan give dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt, de oplysninger du selv har afgivet.

‍Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger rettet.

‍Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
- Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
- Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav.

‍Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke. Vi anvender kun i begrænset omfang samtykke, som grundlag for behandling af personoplysninger og derfor er muligheden for at tilbagekalde et samtykke begrænset.

‍Indsigelse mod interesseafvejning: I det tilfælde hvor vi behandler dine personoplysninger i henhold til en interesseafvejning som lovligt grundlag, har du ret til at gøre indsigelse i forhold til en konkret behandling af personoplysninger.

‍Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, hvis du er imod behandlingen eller du mener, at vi har behandlet dine personoplysninger fejlagtigt. Begrænsning gælder i sådanne tilfælde under undersøgelse af din begæring og resultatet er at behandling sættes på pause.

‍Klager: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Mere information

Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte kontakt@sosuvikaren.dk
Du kan finde mere information om persondatalovgivningen på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk